Memanfaatkan Fitur Track Changes dalam Word untuk Mengomentari dan Menanggapi Komentar

Sumber : http://sumberdayaskripsi.blogspot.com/2011/12/memanfaatkan-fitur-track-changes-dalam.html

Fitur sangat bermanfaat yang disediakan Word yang seharusnya dimanfaatkan oleh para dosen dan mahasiswa, lebih-lebih dosen dan mahasiswa universitas berwawasan global, adalah fitur Track Changes. Bagi dosen, fitur ini bermanfaat untuk memberikan saran perbaikan terhadap naskah proposal atau skripsi mahasiswa, sedangkan bagi mahasiswa bermanfaat untuk mengoreksi naskah proposal dan skripsi yang telah dibuat sesuai dengan yang disarankan oleh dosen pembimbing. Tentu saja, agar dapat memanfaatkan fitur ini secara optimal, naskah proposal maupun skripsi harus disampaikan kepada dosen dalam bentuk file elektronik, bukan dalam bentuk hardcopy. Selain itu, naskah harus diketik dengan cara Word, bukan menggunakan Word tetapi dengan cara mesin ketik. Maksudnya, pengetikan harus dilakukan dengan mengaktifkan semua fitur Word. Misalnya, untuk membuat nomor urut harus digunakan fitur penomoran yang disediakan oleh Word, bukan dengan mengetiikan angka nomor secara manual.

Selama ini dosen memberikan saran perbaikan terhadap naskah atau proposal mahasiswa dengan menuliskan pada format hardcopy yang diserahkan oleh mahasiswa. Untuk membuat hardcopy tersebut, mahasiswa harus mencetak naskah yang telah dibuatnya. Untuk mencetak naskah tersebut, mahasiswa perlu membeli kertas dan tinta. Untuk mengoreksi naskah hardcopy, dosen memerlukan pensil atau ball point. Dengan menggunakan fitur Track Changes, semua itu tidak lagi diperlukan. Dengan begitu penggunaan kertas, tinta, pensil, dan ballpoint dapat dihemat sehingga pohon yang harus ditebang untuk membuat kertas dan limbah yang harus dibuang dari pembuatan sebuah skripsi dapat dikurangi. Dampak positif lebih lanjut adalah bahwa jejak karbon (carbon foot print) yang ditinggalkan dari pembuatan sebuah skripsi dapat dikurangi.

Fitur Track Changes terdiri atas tiga bagian, yaitu fitur Comments, Tracking, dan Changes. Pada Word 2007 ketiga fitur tersebut tampak sebagaimana pada gambar berikut:

Untuk mengomentar naskah, fitur Track Changes harus terlebih dahulu diaktifkan dengan mengklik tanda segitiga terbalik di sebelah tulisan Track Changes pada kelompok menu Tracking dan kemudian mengklik pilihan Track Changes pada menu dropdown yang muncul. Setelah fitur track changes diaktifkan sebaiknya file disimpan dengan nama lain sehingga file asli tidak terganggu. Untuk mengatur bagaimana komentar akan ditampilkan, klik pilihan Change Tracking Options pada menu dropdown yang tampil setelah mengklik tanda segitiga terbalik di sebelah tulisan Track Changes:

Silahkan atur warna yang digunakan untuk menandai komentar dengan meilih yang sesuai dengan keinginan. Komentar dapat diberikan secara “inline”, yaitu langsung pada naskah atau dalam “balloons”, yaitu kotak di sebelah halaman ketik. Atur hal ini terlebih dahulu sebelum memberikan komentar dengan mengklik tanda segitiga terbalik di bawah tulisan Balloons. Kotak komentar dapat ditampilkan secara vertical di sebelah kanan halaman ketik atau secara horizontal di bawah halaman ketik. Untuk memilih, silahkan klik tanda segitiga terbalik di sebelah tulisan Reviewing Pane. Untuk memberikan komentar, dosen dapat melakukan:

• Untuk memperbaiki langsung secara inline, ketikkan perbaikan langsung pada halaman ketik dengan menghapus bagian yang salah dan mengetikkan perbaikannya. Misalnya untuk memperbaiki kalimat “Menurut Rektor Undana (2011) mengatakan …”, blok seluruh kalimat tersebut dan ketikkan perbaikannya menjadi “Rektor Undana (2011) menyatakan …” atau “Menurut Rektor Undana (2011), …”
• Untuk memberikan komentar yang bukan merupakan perbaikan langsung, misalnya untuk menanyakan sesuatu yang kurang dapat dipahami, klik kotak New Comment dan kemudian bila sebelumnya telah diatur bahwa komentar diberikan dalam kotak balloon maka ketikkan komentar di dalam kotak balloon yang muncul.

Setelah selesai memberikan komentar, jangan lupa menyimpan naskah yang telah diberi komentar tersebut.

Bagi mahasiswa, yang perlu dilakukan adalah membaca seluruh saran perbaikan dan komentar yang telah diberikan oleh dosen. Untuk itu, pertama-tama naskah yang telah diberi komentar oleh dosen pembimbing harus disimpan dahulu dengan nama baru sehingga komentar dosen tetap utuh sehingga bias kembali dibaca kemudian. Kemudian, yang harus dilakukan adalah menerima atau menolak saran yang diberikan setelah terlebih dahulu membaca secara hati-hati setiap saran dan komentar yang diberikan. Untuk maksud tersebut, yang kemudian perlu dilakukan adalah:

• Untuk saran yang diberikan secara “inline”, mahasiswa dapat menerima atau menolak saran dengan mengklik tanda segitiga terbaik di bawah tulisan Accept atau Reject pada kemompok menu Changes. Penerimaan atau penolakan saran dapat dilakukan satu per satu atau secara keseluruhan sekaligus. Hal yang terakhir dapat dilakukan setelah seluruh perbaikan dibaca dan dipandang masuk akal. Untuk menerima/menolak saran satu per satu, klik tanda segitiga terbalik di bawah tulisan Accept/Reject lalu pilih Accept and Move to Next/Reject and Move to Next. Untuk menerima/menolak seluruh saran secara sekaligus, klik tanda segitiga terbalik di bawah tulisan Accept lalu pilih Accept all Changes Shown/Reject all Changes Shown atau Accept all Changes in Document/Reject all Changes Shown.
• Untuk menindaklanjuti saran yang diberikan oleh dosen dalam kotak balloon, mahasiswa harus melakukan perbaikan sebagaimana yang disarankan atau menolak saran yang diberikan. Dalam hal menerima saran perbaikan maka mahasiswa dapat melakukan perbaikan sebagaimana yang disarankan dan kemudian menghapus kotak saran yang diberikan dosen dengan mengklik tanda segitiga terbailik di bawah tulisan Delete pada kelompok menu Comments lalu pilih Delete. Bila komentar ditolak, sebaiknya komentar dosen jangan dihapus tetapi berikan alasan penolakan dengan mengklik New Comment dan kemudian mengetikkan alasan penolakan.

Setelah selesai memberikan melakukan perbaikan untuk menanggapi saran perbaikan yang diberikan dosen pembimbing, jangan lupa menyimpan naskah yang telah diperbaiki tersebut dengan nama baru.

Mudah-mudahan tulisan singkat ini bermanfaat bagi dosen maupun mahasiswa yang ingin membantu mengurangi jejak karbon pembuatan sebuah skripsi. Tentu saja hal ini tidak dengan sendirinya dapat mengatasi pemanasan global, tetapi daripada hanya apatis, jauh lebih baik berbuat sesuatu meskipun sekecil apapun. Dan juga, daripada hanya semboyan, mudah-mudahan tulisan ini juga dapat membantu mewujudkan global oriented university. Sebab, saat ini, kalau seorang dosen memasukkan artikel ke jurnal ilmiah internasional, artikel akan dikomentari oleh reviewer dengan cara ini, sebelum dapat dimuat.